「注文は今もFAXと電話がメイン」「届いたFAXを見ながら、基幹システムやExcelに手入力している」。BtoB（企業間取引）の現場では、まだまだよく見かける光景です。
結論からお伝えすると、FAXの受発注はBtoB向けのECサイト（受発注サイト）を導入することで、オンライン化・DX化できます。しかも、取引先に一斉に切り替えを強いる必要はなく、段階的に移行できます。この記事では、ShopifyでBtoB受注システムの構築を行っている株式会社ライズオンが、FAX受発注をDX化する方法とメリット、進め方をわかりやすく解説します。
この記事でわかること
FAX・電話の受発注に潜む“見えないコスト”
FAXや電話での受注は、慣れているぶん問題が見えにくいのが特徴です。しかし、次のような作業に毎日どれくらいの時間を使っているか、一度数えてみてください。
- 手書きの注文書を読み取り、システムやExcelに転記する時間
- 読み間違い・入力ミスによる誤出荷と、そのお詫び・再発送
- 「在庫ありますか？」「いくらでしたっけ？」という電話への対応
- 見積書の作成と、FAXでのやりとりの往復
- 紙の注文書・伝票の保管スペースと、探す手間
- 担当者が休むと受注業務が回らない「属人化」
ひとつひとつは小さな作業でも、「件数 × 1件あたりの時間 × 営業日数」で計算すると、年間で驚くほどの時間になっていることが少なくありません。
BtoB受発注のDX化とは？
BtoB受発注のDX化とは、取引先からの注文をFAXや電話ではなく、オンライン上の専用サイトで受け付け、受注データをそのまま出荷・在庫・請求の業務につなげることです。取引先はパソコンやスマホから、自分のタイミングで発注できるようになります。
オンライン化で変わること（Before／After）
| Before（FAX・電話） | After（BtoB受発注サイト） | |
|---|---|---|
| 受付時間 | 営業時間内のみ | 24時間365日、スマホからも発注可能 |
| 入力作業 | FAXを見て手入力 | 取引先が入力した注文データをそのまま活用 |
| 在庫確認 | 電話で問い合わせ | サイト上で在庫状況を確認 |
| 価格・見積もり | 都度作成してFAX送信 | 取引先ごとの価格を自動で表示 |
| 再注文 | 毎回注文書を記入 | 過去の注文から簡単に再注文 |
| 書類の保管 | 紙で保管 | データで管理・検索できる |
BtoB受発注サイトに必要な機能
一般向けのネットショップとBtoBの受発注サイトでは、必要な機能が異なります。
- 取引先ごとのログイン：取引先だけが見られる専用サイトにする
- 取引先ごとの価格・掛け率：同じ商品でも取引先によって価格を変えられる
- 支払い条件：掛け払い（月末締め翌月払いなど）への対応
- 最小発注数・ロット単位：ケース単位・まとめ買いの設定
- 見積もり・再注文：見積もり依頼や、過去の注文からのワンクリック再注文
- 外部システム連携：在庫・受注管理（OMS）、倉庫・出荷（WMS）、会計システムとの連携
Shopifyで受発注システムをつくるメリット
BtoBの受発注システムは、ゼロから開発すると費用も期間も大きくなりがちです。Shopifyを使うと、ECプラットフォームとしての安定した基盤の上に、BtoB向けの機能を組み合わせて構築できます。
- サーバー管理やセキュリティ対策をShopifyにまかせられる
- BtoB向けの機能やアプリを活用できる（利用できる機能はプランによって異なります）
- 一般消費者向けのECとBtoBを、ひとつの管理画面で運用することも可能
- 在庫・出荷・会計などの外部システムと連携しやすい
株式会社ライズオンの「BtoB受注システム制作プラン（Shopify）」は、取引先の数や必要な機能、連携するシステムによって内容が大きく変わるため、ヒアリングのうえで個別にお見積りします。
取引先に負担をかけない、段階的な進め方
「取引先がオンラインに対応してくれるか不安」という声もよく聞きます。無理に一斉に切り替える必要はありません。
- 現状の業務を整理する：注文の件数、取引先数、価格の決まり方、出荷・請求までの流れを見える化
- 小さく始める：注文の多い取引先や、オンラインに前向きな取引先から先行して利用してもらう
- FAXと併用する期間をつくる：FAXで届いた注文は社内で受発注サイトに代理入力し、データの一元化を先に進める
- 使い方をサポートする：取引先向けの簡単なマニュアルや説明会を用意
- 利用率を見ながら広げる：便利さが伝わると、自然とオンライン注文が増えていきます
大切なのは、受注データを一か所に集めて、転記やミスをなくすこと。FAXが一部残っていても、社内の業務は十分に効率化できます。
よくある質問
Q. FAXでの受発注を、オンラインでDX化することはできますか？
はい。BtoB向けの受発注サイトを導入することで、取引先がオンラインで発注できるようになり、受注データを出荷・在庫・請求の業務にそのまま活用できます。FAXと併用しながら段階的に移行することも可能です。
Q. 取引先がパソコンに不慣れでも大丈夫ですか？
スマホからでも発注できる、シンプルな画面設計にすることが大切です。最初はFAXと併用し、使い方のサポートを行いながら徐々に移行していく方法をおすすめしています。
Q. 取引先ごとに価格が違うのですが、対応できますか？
対応できます。取引先ごとの価格や掛け率、支払い条件などを設定し、ログインした取引先に合わせた価格を表示できます。具体的な実現方法は、ヒアリングで現在の価格の決まり方を伺ったうえでご提案します。
Q. 今使っている在庫管理や出荷のシステムと連携できますか？
多くの場合、連携が可能です。ネクストエンジンやロジレスなど、Shopifyと連携できる受注・物流システムもあります。お使いのシステムを伺い、最適な方法をご提案します。
Q. 徳島県でBtoBの受発注システムやDXの相談ができる会社はありますか？
株式会社ライズオンは、徳島県を拠点とする、Shopifyに強いEC支援会社です。他のカートシステムからの移行やリニューアルにも対応しています。ECサイト制作に加えて、ShopifyでのBtoB受注システム構築や、受発注・在庫・出荷業務のDX化を支援しています。ご相談はオンラインでも、直接お会いしてでも可能で、全国どこへでも伺います。
まとめ
FAX・電話の受発注には、転記・ミス・問い合わせ対応・属人化といった“見えないコスト”が潜んでいます。BtoB受発注サイトを導入すれば、取引先は24時間いつでも発注でき、社内は転記作業から解放されます。取引先への負担を抑えながら、段階的に進められるのもポイントです。
「うちの業務でもオンライン化できる？」「どれくらい効率化できる？」といったご相談だけでも大歓迎です。株式会社ライズオンが、現状の業務整理から一緒に考えます。BtoB受発注のDX化について相談する
徳島県を拠点に、ShopifyでのECサイト制作から運営・マーケティング、BtoB受発注のDX化まで、売れるまで伴走するEC支援会社です。Shopify支援実績100件以上。